Bedrijfsvoering

In 2019 is de gemeente gestart met het plan Klaar voor de Toekomst. Met het plan hebben is in beeld gebracht wat er nodig is om een toekomstbestendige organisatie te zijn. Er zijn grote ontwikkelingen die op de gemeente af komen die nieuwe dingen vragen waarop de organisatie voorbereid moet zijn. Grote ontwikkelingen zijn opgaven zoals regionalisering, energietransitie, transformatie sociaal domein, omgevingswet en het worden van een digitale en datagestuurde overheid. Dit kan de gemeente alleen doen als de neerwaartse spiraal doorbroken wordt zoals deze in 2019 duidelijk is geworden uit de benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering. Uit deze benchmark zagen we dat de gemeente al een compacte – sobere – organisatie is en verder werden enkele grote risico’s op de inzetbaarheid (en daarmee productiviteit) van medewerkers zichtbaar. Onder andere gaat dit om vergrijzing, ziekteverzuim, verloop en de bezettingsgraad van de organisatie. Naar aanleiding van het plan Klaar voor de Toekomst is ervoor gekozen om voorrang te geven aan activiteiten die bijdragen aan het doorbreken van deze neerwaartse spiraal. Deze activiteiten vormden samen een businesscase dat zich in enkele jaren terugverdient. Omdat er geen financiële ruimte was om de businesscase uit te voeren is het plan gedeeltelijk en gefaseerd uitgevoerd binnen de eigen middelen, waarbij vooral de activiteiten die moeten leiden tot een lager ziekteverzuim uitgevoerd zijn. Voor 2021 zet de gemeente de ingezette activiteiten door en vult deze aan met twee nieuwe prioriteiten, namelijk het moderniseren van de bedrijfsvoering en de gevolgen van corona en het intensiveren van Tijd, Plaats- en Apparaatsonafhankelijk werken in verband met de verhuur van één kantoorgebouw.

Doorbreken spiraal
Dit betreffen activiteiten die het ziekteverzuim verlagen en ook het risico op uitval en verloop verminderen. Het gaat om het versterken van de buitendienst met jongere krachten, de vitaliteitspactregeling, het tijdelijk inhuren van een specialistische casemanager voor complex ziekteverzuim, verbeteren behoud (nieuwe) medewerkers, vergroten flexibele inzetbaarheid teamleiders en aandacht voor het werkplezier.

Moderniseren bedrijfsvoering
De inzetbaarheid van medewerkers kan sterk verbeterd worden als de bedrijfsvoering mee ontwikkelt met de ontwikkeling naar een digitale netwerkorganisatie. Zo worden medewerkers ontlast van arbeidsintensieve bedrijfsvoeringsactiviteiten en wordt het resultaat beter. Het digitaliseren en het automatiseren van onderdelen van de P&C-cyclus is één van de oplossingen hiervoor. In deze tijd van krappe financiële ruimte is het niet alleen belangrijk dat de P&C-processen soepel en efficiënt verlopen, maar ook dat business control, advisering en informatie over financiële vraagstukken en financiële ontwikkelingen voldoende stevigheid hebben.

In 2020 zijn de verbetermogelijkheden van de integrale financiële functie en de aansturing van de P&C-processen onderzocht en zijn aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen zijn onderverdeeld in korte termijn acties (quick wins) die direct opgepakt konden worden, en in maatregelen voor de middellange termijn. In 2021 wordt hieraan verder invulling gegeven.
Rechtmatigheidsverantwoording
De commissie Depla heeft een aantal vernieuwingen voor de financiële verantwoording door provincies en gemeenten onderzocht en voorgesteld (Rapport Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten uit 2014). Eén van die vernieuwingen is de invoering  van de rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van boekjaar 2021. Sinds 2004 controleert en beoordeelt de accountant de rechtmatigheid als onder van de controleverklaring bij de jaarrekening. Vanaf 2021 is het college zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording aan de raad, die in de jaarrekening wordt opgenomen. De accountant geeft alleen nog een controleverklaring af  over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
In 2020 zijn de voorbereidingen gestart om de invoering van rechtmatigheidsverantwoording binnen de gemeente te borgen. Deze voorbereidingen worden in 2021 voortgezet en afgerond.

Tijd-, Plaats- en Apparaatsonafhankelijk werken
Door de verhuur van één kantoorgebouw in combinatie met het inregelen van 1,5 meter afstand in verband met Corona gaat de gemeente versneld Tijd-, Plaats-, en Apparaatsonafhankelijk werken. Waar een deel van de medewerkers eerst niet of hooguit 1 dag thuiswerkte kan in 2021 een groot deel van de medewerkers meerdere dagen per week vanuit thuis of elders werken. In oktober 2020 heeft de raad een besluit genomen over een plan voor de invoering van Tijd-, Plaats- en Apparaatsonafhankelijk werken en de investering die hiervoor nodig is. Tijd-, Plaats- en Apparaatsonafhankelijk werken vraagt een andere manier van werken en samenwerken. De gemeente moet ervoor zorgen dat ze digitaal minimaal net zo effectief kan werken als vóór de Corona-crisis. De ervaring vanuit de crisis laat zien dat het op afstand moeilijker is om verbinding te houden; met elkaar en met de samenleving. En dat is juist zo belangrijk voor een organisatie die midden in de samenleving wil staan. Het project ‘Goed Verbonden’ gaat om het implementeren van het nieuwe huisvestingsconcept en het voorziet medewerkers van de juiste middelen en beschikking over goed werkende techniek. Daarnaast is er aandacht voor de nieuwe manier van samenwerken en leidinggeven.

Met personeelsbeleid geeft de gemeente uitvoering aan de wettelijke verplichtingen en kaders. Goed personeelsbeleid is ook belangrijk om de doelen van de organisatie te behalen. Als gevolg van de veranderingen om ons heen werkt de gemeente in 2021 aan de volgende ontwikkelingen.

Tijd- Plaats-, en Apparaatsonafhankelijk werken
Voor Tijd- Plaats- en Apparaatsonafhankelijk werken is passend HR-beleid en passende arbeidsvoorwaarden nodig. Allereerst gaat het om secundaire arbeidsvoorwaarden zoals onkostenvergoedingen, arbobeleid en gebruik van de faciliteiten. Ten tweede gaat het om allerlei ander soort beleid zoals werving en selectiebeleid, inwerkprogramma’s. opleidingsbeleid, integriteit en veiligheid. Voor het aanpassen van al dit beleid wordt nog een planning gemaakt.

Cao
In het arbeidsvoorwaardenakkoord 2017 – 2019 voor gemeenteambtenaren, hebben partijen in het LOGA onder meer afgesproken om in de aanloop naar de eerste échte gemeente-cao per 1 januari 2020 de mogelijkheden te verkennen van een uniforme en centrale verlofregeling in de CARUWO. Op dit moment zijn de onderhandelingen vastgelopen, maar mogelijk komt er in 2021 beweging op het onderwerp.

Gesprekscyclus
Vanaf 1 januari 2020 werkt de gemeente met een nieuwe EHRM systeem. De basisprocessen zijn hierin opgenomen. Het systeem heeft ook een module dat de gesprekscyclus kan ondersteunen. In 2018 is geëxperimenteerd met een nieuwe vorm van de gesprekscyclus waarbij het gesprek en niet de regels centraal staat. Op basis van de evaluatie van de gesprekscyclus in 2019 en de vereisten in de CAO wordt een nieuwe gesprekscyclus opgenomen in het E-HRM systeem en daarmee gedigitaliseerd.

Personeelsvacatures
Zoals in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing vermeld, verloopt de vervulling van vacatures voor sommige functies moeizaam of levert niet het gewenste resultaat op door de arbeidsmarktsituatie in de afgelopen jaren. Dit kan leiden tot meerkosten voor inhuur of (tijdelijke) daling van prestaties. Om dit risico te beperken wordt in 2021 onderzocht op welke wijze dit kan worden verbeterd.

Als het gaat om het professionaliseren van de inkoopadvies functie, als onderdeel van de bedrijfsvoering, dan worden de onderstaande aandachtsgebieden verder ontwikkeld.

Inkoopbeleid
Een aangepast en vernieuwd inkoopbeleid conform het vastgesteld VNG-model dat geldt voor de komende jaren; met als doel het borgen van de rechtmatigheid en doelmatigheid (voldoen aan de taakstelling c.q. kostenbesparing).

Inkoopprocessen
Een  procesbeschrijving die volledig geïmplementeerd en in lijn is met het inkoopbeleid, waarmee men intern eenvoudig kan werken. Het ter beschikking stellen van standaard formats, het geven van interne presentaties en trainingen maken hiervan onderdeel uit en dit is een iteratief proces.
Contractbeheersysteem
Het ontwikkelen of aanschaffen en implementeren van een contractbeheersysteem om contractbeheer te ondersteunen en rapportage mogelijk te maken.

Rapportages
Het generen van (financiële) rapportages om zo: goede analyses te maken voor betere interne besluitvorming, inzicht te geven in mogelijkheden voor  kostenbesparingen, het faciliteren van contractbeheer en het maken van waardevolle markt- en leveranciersanalyses.

Inkoopkalender
Op basis van de inkoopkalender vroegtijdig inzage krijgen in afdelingsplannen om zo tijdig de inkoopactiviteiten te identificeren. Tijdigheid is essentieel voor het consistent doorlopen van de verschillende inkoopfases.