Informatievoorziening

Werken onder architectuur is de basis van waaruit we bouwen aan onze (digitale) informatievoorziening. Het is een middel om de informatievoorziening te organiseren en hier grip op te houden. Digitale architectuur is van belang omdat de gemeente steeds meer samenwerken en samenwerkingsverbanden aan gaan. Werken onder architectuur helpt ons inzicht en overzicht te krijgen in de benodigde ontwikkelingen om onze dienstverlening en informatievoorziening effectief en efficiënt te vervullen.

De huidige systemen dreigen vast te lopen als gevolg van de snel groeiende stroom aan digitale gegevens. De ontsluiting van deze gegevens loopt via een complex systeem van koppelingen waardoor deze systemen weinig flexibel en kwetsbaar zijn en ook duur voor wat betreft ontwikkelen en onderhoud. Dit besef zette een beweging in gang voor de stapsgewijze ontwikkeling van een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur. Common Ground gaat ervan uit dat data en applicaties gescheiden worden zodat het idee van enkelvoudige opslag en veelvuldig gebruik werkelijk kan worden toegepast.

Common Ground is geen doel op zich maar een middel om ervoor te zorgen dat onder andere:

• gegevensuitwisseling sneller en flexibeler wordt
• verbetering van de gemeentelijke dienstverlening
• de verwerking van gegevens tranparant is
• gegevens aan afnemers beschikbaar kunnen worden gesteld
• het recht op informatie, inzage, rectificatie, vergetelheid  en bezwaar beter wordt geborgd
• datagedreven werken, mogelijk wordt
• gegevens eenmalig opvragen en opslaan
• voldoen aan eisen t.a.v. informatiebeveiliging en privacy

Wat heeft mijn gemeente eraan?
Met de visie Common Ground leggen gemeenten een basis voor een toekomstgerichte informatievoorziening die gemeenten in staat stelt op een flexibele en moderne manier maatschappelijke vraagstukken, dienstverlening en bedrijfsvoering op te pakken.

Betere dienstverlening: Het stelt gemeenten in staat toepassingen in de dienstverlening sneller te realiseren en daarmee beter aan te sluiten op (veranderende) maatschappelijke ontwikkelingen.

Data toegankelijkheid: Data wordt gescheiden van applicaties om zodoende sneller beschikbaar en beter herbruikbaar te zijn voor maatschappelijke doelstellingen.

Minder afhankelijkheid: Het doorbreekt de afhankelijkheid van vaste leveranciers door gezamenlijke componenten te realiseren en informatievoorziening te vereenvoudigen

Doelgericht: Door agile te werken worden middelen effectiever ingezet. Het iteratieve en incrementele karakter zorgt er daarnaast voor dat risico’s beperkt worden.

Gemeenten staan midden in de samenleving en worden sterk door maatschappelijke en technologische innovaties beïnvloed. Dit houdt onder andere in dat onze dienstverlening en bedrijfsvoering steeds digitaler worden. De gemeente heeft hiervoor een betrouwbare, veilige en robuuste IT-infrastructuur te nodig. Daar zijn we zelf verantwoordelijk voor en daarbij gelden er niet alleen steeds hogere eisen voor informatiebeveiliging en privacy, maar ook voor snelheid, aanpasbaarheid, volume en serviceniveaus. Deze verantwoordelijkheid leidt tot grote inspanningen en investeringen.

Door meer collectief te doen op die delen van de informatievoorziening geldt hier ‘meer, voor minder’. De ontwikkelingen met betrekking van de GGI doen we, zoveel mogelijk,  in RID verband.

Kort samengevat:

De GGI is een veilige, samenhangende digitale infrastructuur waardoor samenwerken tussen gemeenten en andere overheden beter, veiliger en gemakkelijker wordt. Meer lezen?

Datagedreven werken ^[1] staat volop in de belangstelling. Bij de Utrechtse Heuvelrug is dat niet anders. Wij beschikken over een schat aan gegevens die ingezet kunnen worden om het beleid en de dienstverlening te verbeteren. Gegevens die tot voor kort waren opgeslagen in verschillende applicaties en bij verschillende teams worden steeds vaker toegankelijk gemaakt voor iedereen binnen de gemeente en daarbuiten. Door het slim combineren van de aanwezige gegevens en door deze te combineren met gegevens van andere organisaties met wie de gemeente samenwerkt, ontstaat veel beleidsrelevante informatie. Daarmee heeft de gemeente goud in handen maar moet die nog wel gaan verzilveren.

Datagedreven sturing gaat wat betekenen voor de gemeentelijke dienstverlening maar ook voor de organisatie en het werk van onze medewerkers. We verwachten dat datagedreven sturing zal leiden tot andere werkwijzen en dat vraagt weer om andere competenties en een ander type medewerkers.

In 2021 willen we, in samenwerking met RID-deelnemers, een 1ste stap zetten. Aandachtspunten zijn o.a.:

• Welke data is beschikbaar in de gemeente en bij wie?
• Wat is de kwaliteit van de data? Is deze voldoende betrouwbaar en hoe kan dat worden vastgesteld?
• Hoe datavaardig zijn de betrokken medewerkers en managers?
• Hoe zit het met de privacy bij de gegevens?
• Hoe is het eigenaarschap van data geregeld?
• En wat is de acceptatie als gegevens worden gebruikt?

Met ons concernproject ‘Basis en -kernregistraties op orde’ en de herinrichting van het Geo-landschap hebben we al de 1ste stappen gezet.
[1]  Datagedreven is echter niet hetzelfde als datagestuurd. Datagestuurd zegt dat data en gevonden correlaties ‘sturen’ zonder reflectie en verrijking tot informatie.

• Digitaliseren van documentbeheer (DMS); hier geldt één bron, meervoudig gebruik
• Papieren processen digitaliseren door o.a. de invoering van digitaal ondertekenen
• Processen opnieuw bezien op basis van de beschikbare digitale mogelijkheden
• Digitaal ter inzage leggen
• Een toekomstbestendig systeem: open-source en flexibel
• Optimaliseren van processen o.a. via proces engine (automatische workflow)
• Integratiemogelijkheden (API’s)
• Gebruikersvriendelijk
• Één oplossing voor zoeken, vinden en tonen van documenten

Zorg ervoor dat de applicaties zelf web- en cloud-ready zijn, zodat de medewerkers er te allen tijde van afstand mee kunnen werken. Veel leveranciers bieden hun applicaties alleen nog maar cloud-based aan. In 2021 gaan de applicaties m.b.t. de DSO migreren naar de cloud.

Verdere aandachtspunten zijn o.a.

Onderhoud en beheer:

• Eerste lijns-support, zoveel mogelijk binnen de organisatie georganiseerd.
• Voor veelgebruikte apps is een functioneel beheerder benoemd.
• Opleidingen: Hoe om te gaan met informatiebeveiliging?, Digivaardigheden, Organiseren van informatiesessies, Kennisdeelsessies, etc.
• Afstemmen RID: Aansluiting op GGI-infrastructuur loopt via de RID. Gezamenlijk  moeten we ervoor zorgen dat de planning/ projectportfolio  van de gemeente en de RID in de pas loopt.

Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ondersteunt de uitvoering van de Omgevingswet. Het DSO biedt het digitale loket waar initiatiefnemers, overheden en belanghebbenden snel kunnen zien wat is toegestaan in de fysieke leefomgeving. Via het DSO kunnen zij:

• vergunningen aanvragen en meldingen doen
• zien welke regels en beleid van toepassing zijn op een locatie
• op termijn informatie raadplegen over de kwaliteit van de fysieke leefomgeving

Ontwikkeling van het DSO is complex en kostbaar. Bovendien is de wet- en regelgeving nog volop in ontwikkeling. Om het project inhoudelijk, financieel en organisatorisch goed te beheersen, gebeurt de ontwikkeling in fasen. De gemeente sluit nauw aan bij de landelijke ontwikkelingen en zorgt dat de nodige ICT-prestaties beschikbaar zijn en geïmplementeerd.

• Mogelijk maken (de basis op orde)
• Kansen benutten (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie)
• Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving)

Deze doelstellingen hanteren wij ook bij de verdere digitaliseringsslag binnen onze organisatie.

De invoering van de Digitale Agenda 2020 is een verplichting en de gemeente moet hier aan voldoen. Voor meer informatie: Digitale Agenda 2024 .

Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering
De Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) is een krachtige beweging waar alle gemeenten, ook de Utrechtse Heuvelrug dus, actief gebruik van maken. De gemeenten willen als één lokale overheid de dienstverlening verbeteren door een doelgerichte en efficiënte organisatie op te zetten waarmee ze kunnen anticiperen op de toekomst. Door met de GGU mee te doen, kunnen gemeenten hun aandacht richten op lokaal relevante vraagstukken.

Wat kost de GGU?
Jaarlijks wordt ongeveer 54 miljoen euro aan de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering uitgegeven. Elke gemeente draagt naar rato bij, en betaalt dan ongeveer drie euro per inwoner per jaar.

Welke resultaten kunnen gemeenten in 2021 verwachten?
Er wordt een breed scala aan activiteiten uitgevoerd, die voor gemeenten bijdragen aan financiële besparingen (meer voor minder) en kwaliteitsverbeteringen. Denk daarbij aan:

• Collectieve ontwikkeling van data-dashboards, wat voor individuele gemeenten maanden kan schelen aan uitzoekwerk en kosten voor externe inhuur.
• Kostenbesparing door de gezamenlijke inkoop van Gemeentelijke Telecommunicatie (GT)
• Kwaliteitsverbetering wordt onder meer mogelijk via de gezamenlijke ontwikkeling van standaarden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet
• IT-componenten waarmee de Common Ground kan worden gerealiseerd.

Voor meer informatie: Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering .

NL DIGIbeter

NL DIGIbeter is een agenda van alle bestuurslagen. Samen willen rijks-, provincie, gemeente en medeoverheden onze informatie en dienstverlening het komende jaar verder verbeteren. Dat doen ze op een manier die past bij NL DIGIbeter: door in het ontwerpproces al rekening te houden met publieke waarden en grondrechten, met betrokkenheid van inwoners en ondernemers en waar mogelijk met regie op gegevens.

Pijlers NL DIGIbeter:

• Innovatie
• Data
• Inclusie (iedereen moet mee kunnen doen)
• Digitale identiteit
• Regie op gegevens

Bij de ontwikkeling van de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening houden we rekening met deze peilers. Voor meer informatie: NL DIGIbeter .

Onze gemeente bouwt haar digitale dienstverlening (o.a. als gevolg van de Digitale Agenda 2024) steeds verder uit. Daarmee worden ook hogere eisen gesteld aan informatieveiligheid en privacy (zie ook programma 1). Daarom is een adequaat (hoger) niveau van informatiebeveiliging (inclusief continuïteitsbeheer) een randvoorwaarde voor een verdere ontwikkeling van efficiëntieverbetering door middel van ICT.

In nauwe samenwerking met de deelnemende organisaties van de RID wordt dit uitgevoerd waarbij de RID de regie neemt. Hiermee willen we onze kwetsbaarheid verkleinen en de kwaliteit verhogen.

Jaarlijks verantwoordt de gemeente op het gebied van informatieveiligheid zich met een landelijke Audit-systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).

• Bewustwording (o.a. oefenen met digitale incidenten en -crises)
• Governance (de samenwerking tussen het college van B en W en raad op het onderwerp digitale veiligheid)
• Risicogericht handelen (cruciale processen in beeld)
• Werken als één overheid (werken aan het versterken van de eigen digitale weerbaarheid, ondersteund door de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).

De actielijnen zijn onder deze onderwerpen verder uitgewerkt. De Agenda biedt ook handvatten bij het voorkomen en oplossen (van cyberincidenten. Dit proces is continu in beweging. Voor meer informatie: Agenda Digitale Veiligheid 2020-2024

Het op orde hebben van gemeentelijke informatiehuishouding is van belang voor de interne bedrijfsvoering, de verantwoording aan de raad en de inwoner en voor het vastleggen van de geschiedenis van de gemeente. Daarnaast is het ook een randvoorwaarde voor de uitvoering van de nieuwe Omgevingswet, de Archiefwet en het invulling geven aan actieve openbaarheid en transparant bestuur.

Bij de inrichting/ digitalisering van onze werkprocessen worden specifieke eisen gesteld aan o.a. ons informatiebeheer en hoe we kijken naar en omgaan met digitale informatie. We werken toe naar aansluiting op een digitaal archief (e-depot) voor al onze belangrijke informatie.